Arrivano buone notizie sulla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese

La conservazione sostitutiva delle note spese dei dipendenti in trasferta non è sempre semplice. Con la risposta a interpello n. 388 del 20 settembre 2019 l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in tema di dematerializzazione e conservazione sostitutiva di questi documenti.

In particolare, l’Agenzia ha precisato che è possibile conservare elettronicamente le note spese dei dipendenti in trasferta e i relativi giustificativi allegati, con distruzione del cartaceo, qualora i documenti informatici abbiano le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Assolombarda Servizi propone soluzioni complete di gestione e conservazione sostitutiva delle note spese e dei relativi giustificativi (scontrini, ricevute, fatture), altamente personalizzabili.

Le note spese e i relativi giustificativi sono conservati sostitutivamente, in conformità alle regole del Codice dell’Amministrazione Digitale, così da poter adottare un processo “full digital”.

Le soluzioni, accessibili sia da web che da app dedicata, permettono tra l’altro di:

–  Acquisire immediatamente i giustificativi con la fotocamera dello Smartphone

–  Verificare in automatico la congruenza delle spese inserite per mezzo di funzionalità OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri)

–  Digitalizzare l’intero processo, dall’autorizzazione della trasferta/spesa alla sua approvazione da parte dei responsabili

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