Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

23-02-2022
Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Il 1° Gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici“, emanate da AgID, (Agenzia per l’Italia Digitale).
Gli enti pubblici e privati sono quindi chiamati ad adeguarsi alle nuove disposizioni, adottando un modello di governance tale da garantire la corretta gestione di tutto ciò che concerne la conservazione dei documenti informatici, per evitare il rischio di inficiare la validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici.

Il Responsabile della Conservazione

Un elemento centrale in tal senso è rappresentato dalla figura del “Responsabile della Conservazione”, che dovrà obbligatoriamente essere nominato, il cui compito è quello di assicurare la validità legale e la conformità alla legge dei documenti digitali e dei loro sistemi di conservazione, in particolar modo in termini di autenticità, conformità, validità e reperibilità dei documenti conservati presso i soggetti Conservatori in outsourcing.
Le aziende non potranno pertanto delegare il ruolo di Responsabile della Conservazione al provider che fornisce il servizio di conservazione, il quale riveste il differente ruolo di “Responsabile del Servizio di Conservazione”.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, tuttavia, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore di cui deve monitorare l’operato.

Linee Guida AGID: il manuale della Conservazione

L’altro aspetto cruciale del nuovo impianto normativo è l’obbligo di redazione del “Manuale della Conservazione” interno dell’azienda.
Si tratta di un documento che riporta il dettaglio dei diversi aspetti riguardanti il processo di conservazione digitale dei documenti: natura e tipologia dei documenti in conservazione, soggetti coinvolti (interni ed esterni) e relativi ruoli, flusso di processo, infrastrutture utilizzate.
Il Responsabile della Conservazione è tenuto a redarre ed aggiornare periodicamente tale documento, che non coincide con il Manuale del Conservatore esterno, pur richiamandone i contenuti di rilievo.

Assolombarda Servizi, attraverso il proprio network di professionisti, può offrire alle aziende che affidano in outsourcing il Servizio di Conservazione il necessario supporto operativo per la compliance con le nuove Linee Guida AgID.

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Pier Paolo Poggini
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