Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

La gestione dei documenti informatici e degli archivi digitali rappresenta ormai un elemento chiave della vita aziendale, a cui si accompagna la graduale diminuzione degli archivi cartacei. Tuttavia, non sempre le aziende hanno piena consapevolezza del mantenimento della validità giuridica e probatoria dei documenti informatici e delle regole alla base della conservazione digitale dei documenti aziendali. Le Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (di applicazione obbligatoria a partire dal gennaio del 2022) stabiliscono regole, ruoli e modalità della conservazione digitale, definendo i requisiti per la conformità della conservazione digitale alle disposizioni e agli standard normativi.

Linee Guida AgID: come evitare le sanzioni per le aziende

Una piena compliance al Modello organizzativo di Governance tracciato dalle Linee Guida AgID da parte di tutte le imprese italiane è quindi un requisito essenziale per evitare di incorrere in sanzioni e, soprattutto, per assicurare la piena validità legale e probatoria dei documenti aziendali in tutto il periodo di conservazione.

Responsabile della Conservazione: cosa prevedono le linee guida AgID

Tra gli obblighi previsti dalle linee guida AgID vi è in primo luogo da parte dell’aziende Titolari quello di individuare e assegnare il ruolo di ”Responsabile della Conservazione – RDC”.
Il Responsabile della Conservazione assume un ruolo centrale all’interno di tale Modello di Governance, definendo e attuando le politiche complessive del sistema di conservazione e garantendone nel tempo la corretta funzionalità.
Buona parte delle mansioni operative a carico del RDC possono essere delegate a Conservatori Esterni (cui si attribuisce così il ruolo di ”Responsabile del Servizio di Conservazione”), ma la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione rimane in capo al RDC.
Il RDC è infatti tenuto a redigere e manutenere il ”Manuale di Conservazione” aziendale (questa attività non può essere demandata al Responsabile del Servizio di Conservazione) e a vigilare sull’operato di ciascun Conservatore Esterno, in coerenza con i principi del culpa in eligendo e/o del culpa in vigilando tipici negli scenari di outsourcing aziendale.

Il supporto di Assolombarda Servizi

Per assistere le aziende nel raggiungimento della conformità dei propri archivi digitali, Assolombarda Servizi rende disponibile un affiancamento consulenziale e formativo a beneficio dei RDC interni, mediante cui fornire supporto alla definizione del Modello di Governance in coerenza con le Linee guida AgID e all’attività di controllo sui contratti e sull’operato di ciascun Conservatore Esterno, con particolare focalizzazione sulla corretta redazione del Manuale di Conservazione.