Lo smart working efficace

Come sottolineato nel report del Centro Studi di Assolombarda, secondo Eurostat in Italia nel 2022 la percentuale di occupati tra i 15 e i 64 anni che svolgono il proprio lavoro, occasionalmente o abitualmente, da  remoto è pari al 12,2% (corrispondente a 2,734 milioni di lavoratori), agli ultimi posti tra i 27 Paesi UE e inferiore rispetto alla media europea del 22,4%. La quota di lavoratori interessata dallo smart working è, tuttavia, aumentata sensibilmente rispetto al 4,6% del periodo pre-pandemico (media 2019), anche se è in calo rispetto ai picchi del 2020 (13,6%) e del 2021 (14,8%).

Le differenze nell’adozione dello smart working sono evidenti anche tra le imprese in base alle dimensioni. Secondo una rilevazione del Politecnico di Milano, oltre il 90% delle grandi imprese ha adottato questa modalità di lavoro, mentre tra le piccole e medie imprese la diffusione è notevolmente inferiore.

I vantaggi dello smart working

Le indagini finora condotte sulle aziende che hanno implementato lo smart working (chi in maniera ormai strutturata chi invece solo in maniera destrutturata e legata in particolare alle esigenze derivanti dalla pandemia) ha portato alla luce diversi vantaggi dichiarati dalle stesse realtà coinvolte.

I benefici comuni riportati sono principalmente:

• maggiore flessibilità: lo smart working consente ai dipendenti di organizzare il proprio lavoro in base alle proprie esigenze personali, consentendo una maggiore flessibilità nell’orario di lavoro. Questo può portare a una maggiore soddisfazione e miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata.
• aumento della produttività: molte aziende hanno riscontrato un aumento oggettivo e misurabile della produttività tra i dipendenti che lavorano da casa. Senza le distrazioni tipiche dell’ufficio, come le interruzioni frequenti o le riunioni non essenziali, i dipendenti possono concentrarsi meglio sulle proprie attività lavorative.
• riduzione dei costi: lo smart working può portare a una riduzione dei costi per le aziende, come ad esempio i costi di affitto degli uffici, le spese per l’energia elettrica e le forniture. Inoltre, i dipendenti possono risparmiare sui costi di viaggio e sui pasti fuori casa.
• attrazione e fidelizzazione dei talenti: offrire la possibilità di lavorare da casa può essere un vantaggio competitivo per le aziende nella ricerca e nella fidelizzazione dei talenti. Questa flessibilità può attrarre dipendenti qualificati e motivati, riducendo il turnover del personale.
• riduzione dell’impatto ambientale: con meno spostamenti pendolari giornalieri, lo smart working può contribuire a ridurre l’impatto ambientale derivante dal traffico automobilistico e dalle emissioni di carbonio. Questo consente alle aziende di attivare processi di CSR legati alla sostenibilità e agli aspetti ambientali che rappresentano oggi un importante strategia di posizionamento all’interno della comunità in cui operano.

È importante sottolineare che gli effetti dello smart working possono variare a seconda del settore e delle specifiche circostanze di ciascuna azienda. Alcune aziende potrebbero riscontrare ulteriori vantaggi o sfide specifiche nel loro particolare contesto.

Quali limiti evidenziano le aziende sullo smartworking?

Nonostante le testimonianze positive delle realtà che hanno implementato lo smart working e i dati, sia in termini di performance individuali, sia in termini di attrattività e posizionamento, sia in termini di risultati di business, dimostrino la validità dello strumento (se ben organizzato), molte realtà, soprattutto PMI, confermano un certo scetticismo dovuto a difficoltà e timori nell’implementazione dello smart working. Alcuni di questi includono:

• difficoltà di gestione: per i manager, il controllo diretto e la supervisione delle attività dei dipendenti possono essere più difficili nel contesto dello smart working. La mancanza di interazioni faccia a faccia può comportare una ridotta visibilità sulle prestazioni dei dipendenti e sul progresso dei progetti.
• collaborazione e comunicazione limitate: il lavoro a distanza può ostacolare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team. La mancanza di interazioni informali e di opportunità di brainstorming può influire sulla creatività e sull’efficacia del lavoro di squadra.
• senso di isolamento: il lavoro da remoto può far sentire i dipendenti isolati, specialmente se sono abituati a un ambiente di lavoro collaborativo e socievole. La mancanza di interazioni sociali può influire negativamente sul benessere emotivo e sulla motivazione dei dipendenti.
• difficoltà nel mantenere l’equilibrio tra vita professionale e personale: lo smart working può portare a una sfocatura dei confini tra lavoro e vita personale. Senza una separazione chiara i dipendenti possono faticare a staccare dal lavoro e a gestire l’equilibrio tra le loro responsabilità professionali e personali.
• Problemi tecnologici: l’efficacia dello smart working dipende da una connessione internet stabile e da strumenti di comunicazione e collaborazione affidabili. I problemi tecnici come interruzioni di rete o malfunzionamenti degli strumenti di lavoro possono causare ritardi e frustrazione.
• sicurezza dei dati: lo smart working comporta una maggiore esposizione dei dati aziendali, poiché i dipendenti possono accedere alle informazioni riservate da reti e dispositivi potenzialmente non sicuri. Ciò aumenta il rischio di violazioni della sicurezza dei dati e di accesso non autorizzato alle informazioni aziendali sensibili.
• perdita di cultura aziendale: la collaborazione e l’interazione faccia a faccia sono spesso importanti per la creazione e il mantenimento di una forte cultura aziendale. Lo smart working potrebbe ridurre le opportunità, per i dipendenti, di connettersi con la cultura aziendale e con i valori dell’azienda.
• difficoltà nella formazione e nell’onboarding: l’integrazione dei nuovi dipendenti e la formazione dei team possono essere più complesse nel contesto dello smart working. La mancanza di interazioni dirette può rallentare il processo di apprendimento e di socializzazione nel nuovo ambiente lavorativo.

Difficoltà e timori possono variare da azienda a azienda e dipendono anche dalla capacità dell’organizzazione di adattarsi e fornire le risorse necessarie per un’implementazione efficace dello smart working. Alcune aziende hanno superato queste sfide attraverso l’adozione di politiche e strumenti adeguati a supportare i dipendenti che lavorano a distanza.

Smart working: il supporto di Assolombarda Servizi

Assolombarda Servizi ha accompagnato numerose realtà nell’implementazione di piani di smart working che, da emergenziali, sono diventati stabili e strutturali. I risultati registrati dalle aziende clienti hanno consentito di collaudare un piano di intervento efficace che permettesse all’azienda di conciliare esigenze dei lavoratori e necessità di crescita e di business.

Assolombarda Servizi, attraverso un team integrato di professionisti, propone un percorso completo così strutturato:

• Fase 1: mapping, definizione KPI e misurazione dei risultati da realizzare prima di impostare il piano di smart working (o se lo smart working è già in essere per misurare le performance “as is”),
• Fase 2: impostazione/reimpostazione del modello di smart working (“to be”)
• Fase 3: assessment sulle risorse volto a facilitare l’implementazione dello smart working tendendo conto delle peculiarità della job position e delle soft skills di ciascuno, così come delle interazioni con il team e con i clienti esterni
• Fase 4: onboarding dello smartworking e misurazione KPI a distanza di 6 mesi